Plano de Ação: O que é e como fazer na prática!

Você sente dificuldades para organizar suas atividades? Chega pela manhã para trabalhar e não possui um planejamento de trabalho e um cronograma de ações? Alcançar resultados nos seus projetos pessoais, no seu negócio, ascender na carreira, realizar metas e objetivos com efetividade, com certeza, são elementos desejados por todos nós  que buscamos sucesso.

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Para atingir resultados em seus projetos pessoais, na carreira ou no seu negócio  é necessário planejar todos dominios os passos, ter um cronograma de ações e ter disciplina para cumpri-los. Nesta perspectiva, elaborar um Plano de Ação é uma das melhores formas de separar as etapas de planejamento das etapas de execução, obtendo um estudo mais detalhado de todas as atividades necessárias para atingir um determinado objetivo, estimando prazos e determinando responsáveis.

O que é um plano de ação?

Um plano de ação (também conhecido por Plano de Atividades ou ainda Plano de Trabalho) é uma forma organizada e que segue uma metodologia definida para definir metas e objetivos, as atividades que devem ser realizadas, apontar os responsáveis por desenvolver cada uma delas e acompanhar o andamento de um projeto, para que se possa atingir os melhores resultados.

Todos nós deveríamos criar planos de ação para nosso projetos pessoas, carreira e negócios.

De forma resumida, podemos dizer que um Plano de Ação é um documento utilizado para fazer um planejamento de trabalho necessário para atingimento de um resultado desejado ou na resolução de problemas.

Esse documento geralmente é criado no formato de uma planilha (eletrônica ou mesmo de papel), contendo informações como objetivos, ações e responsáveis com suas respectivas datas de entregas. Você pode criar um Plano de Ação simples, com poucos campos para monitoramento e controle ou um plano de ação mais robusto.

Em geral, um bom plano de atividades, deve contemplar os seguintes itens:

  • Objetivo geral a ser alcançando com o plano de ações;
  • Lista de ações e atividades a serem executadas;
  • Data de início e fim previsto para cada ação ou atividade;
  • Orçamento alocado para cada ação ou atividade;
  • Responsável pela execução de cada ação;
  • Objetivos de cada ação ou atividade a ser executada;
  • Riscos previstos na execução e o seus respectivos planos de contingência.

“O plano de ação precisa servir de base para a administração do tempo , que é o recurso mais escasso e mais valioso de um executivo. Numa organização seja ela órgão de poder público, empresa ou entidade sem fins lucrativos, a perda de tempo é inerente.  Um plano de ação será inútil se não puder determinar de que forma o executivo usa o seu tempo”. Peter Drucker

Ou seja, no Plano de Trabalho devem estar consolidadas todas as informações sobre o objetivo a ser buscado, detalhando para isto todas as atividades necessárias para concretizá-lo, quanto aos recursos físicos, monetários e humanos necessários. Essa ferramenta permite que todas as decisões sejam tomadas antes mesmo de serem colocadas em prática, garantindo uma maior taxa de acerto e possibilitando a correção prévia de eventuais problemas. Dessa forma, é muito indicada para alcançar soluções a curto prazo, mas nada impede de ser utilizada também em outras circunstâncias.

O plano de ação pode ser utilizado por profissionais que querem atingir alguma meta em suas carreiras ou por empresas que precisam investir em soluções mais complexas. Ele possibilita que o executor siga uma sequência de tarefas mais claras e lógicas previamente delimitadas, o que leva à concretização dos objetivos de forma mais rápida e prática. A sua efetividade é explicada principalmente porque considera as condições internas e externas ao indivíduo ou à companhia para montar estratégias adequadas a serem desempenhadas em determinado período de tempo.

Como montar um plano de ação passo a passo: guia completo

Aprender como fazer um bom plano de ação não é difícil. Eu costumo dizer que planejar é sempre empolgante , difícil mesmo é manter o foco na execução!

Existem várias metodologias e ferramentas de plano de ação muito eficientes, logo abaixo vou apresentar a mais simples e famosa delas: a metologia 5W2H.

Mas, para que tudo flua mais naturalmente, vamos começar apresentado as etapas um plano de ação simples, em 7 passos.

Como criar um plano de ação simples passo a passo:

A estrutura de um plano de ação deve seguir estas etapas que, aliás, também são um excelente roteiro para a apresentação de um plano de ação.

1. Saiba aonde quer chegar

O primeiro passo para montar seu plano de ação é considerar o planejamento estratégico da empresa.

Você, como líder, guia suas ações pelos objetivos corporativos.

Comece listando a forma com que a sua equipe contribui para o alcance dos objetivos da empresa.

Portanto, tanto você como sua equipe irá saber como suas atitudes cotidianas contribuem para o atingimento das metas corporativas.

Isso ajuda a engajar o time, tendo uma visão do seu papel no todo.

2. Crie metas mensuráveis

Uma vez que você tem uma visão clara do que precisa realizar, o próximo passo é a criação de metas mensuráveis.

O objetivo de o plano de ações precisa ser definido claramente, afinal um plano de ação serve para atingir metas.

Pense em metas que permitam à sua equipe visualizar o que foi realizado. Assim, terão tempo de corrigir os desvios e possibilitar o alcance dos objetivos.

Caso não sejam atingidas, você poderá cobrar e avaliar o desempenho dos profissionais e do grupo.

Mais adiante vamos mostrar uma ferramenta que mostra como fazer um plano de metas para seus projetos.

3. Liste as tarefas a serem executadas

É importante que todas as atividades necessárias para o atingimento do objetivo sejam listadas e atribuídas a um responsável.

Assim, juntamente a equipe, liste todas as tarefas e atividades a serem realizadas.

Peça para que cada profissional coloque no papel quais são suas principais atividades relacionadas e depois converse sobre elas com cada um deles.

Dessa maneira, todos têm claras quais as atividades que devem ser desenvolvidas e quem é o responsável pela sua execução.

4. Divida as grandes tarefas em partes menores e mais gerenciáveis

Algumas tarefas ou metas podem parecer mais difíceis de se atingir do que outras.

Por isso, nos casos em que é possível, quebre tarefas maiores em partes menores, mais fáceis de serem executadas e também gerenciadas.

Isso permite que os colaboradores que as estão executando consigam gerenciá-las com maior facilidade e tenham maior clareza das atividades que precisam fazer para conseguir executá-las no tempo previsto.

Ao gestor, tarefas menores também representam uma maior facilidade no gerenciamento.

Permite acompanhar o andamento das ações com maior clareza, já que por serem menores, acontecem mais rapidamente, possibilitando acompanhar o progresso da meta ou tarefa.

5. Decida os prazos para as entregas cotidianas

Sem prazos específicos, não tem como fazer um projeto de ação e o trabalho vai certamente se expandir para preencher o tempo.

Algumas tarefas podem nunca ser concluídas.

As atividades que já têm processos bem definidos, podem muito bem ser guiadas por prazos pré-estabelecidos.

Aqui também vale a pena consultar cada profissional para determinar os tempos de execução destas tarefas.

Com prazos pré-estabelecidos, o colaborador consegue se planejar melhor para a execução das suas atividades, priorizando conforme sua importância e urgência.

Isso permite ao gestor melhor acompanhamento da produtividade de sua equipe.

Irá também facilitar a comunicação de todos, visto que a equipe já saberá quando determinada atividade estará concluída.

6. Acompanhe as ações com frequência

Uma vez que seu plano é estabelecido e compartilhado com a equipe, e as realizações são agendadas, o próximo passo é simples: torne o acompanhamento frequente um hábito.

Cobre dos responsáveis para garantir que todas as pessoas estejam fazendo sua parte.

Você pode, por exemplo, criar um cronograma de envios de relatórios ou de apresentações de resultados individuais, ou em equipe.

Não tem como montar um plano de ação sem definir como se fará seu acompanhamento.

7. Crie uma representação visual para o seu plano de ação e compartilhe

Depois de criar os itens de ação e definir os cronogramas, o próximo passo é a criação de algum tipo de representação visual do seu plano.

Esta representação auxilia no seu engajamento pessoal ou da sua equipe, já que todos podem acompanhar o andamento das atividades.

Ao mesmo tempo, uma visualização gráfica também permite uma facilidade de identificar quais tarefas ou objetivos do plano de ação não estão sendo executadas, ou atingidas, permitindo que possam ser priorizadas, buscando seu atingimento.

Plano de Ação na prática: metodologia 5W2H 

A metologia 5W2H é a mais famosa e utilizada mais utilizada na construção de planos de ação, este fato se justifica pela simplicidade da metodologia

O termo pode parecer complicado a primeira vista, mas é muito simples e o que é melhor, muito lógico! A ferramenta nada mais é do que um checklist de atividades, prazos e responsabilidades que devem ser desenvolvidas com o máximo de clareza e eficiência por todos os envolvidos em um projeto.

A sigla é formada pelas iniciais, em inglês, das sete diretrizes que, quando bem estabelecidas, eliminam quaisquer dúvidas que possam aparecer ao longo de um processo ou de uma atividade. São elas:

Os 5W:

  • What (o que será feito?)
  • Why (por que será feito?)
  • Where (onde será feito?)
  • When (quando será feito?)
  • Who (por quem será feito?)

Os 2H:

  • How (como será feito?)
  • How much (quanto vai custar?)

Ou seja, esta é uma metodologia cuja base é formada pelas respostas para essas sete perguntas essenciais de qualquer projeto ou planejamento. Com as respostas em mãos, você terá um mapa de atividades que vai ajudar a tornar a execução muito mais clara e efetiva.

Plano de Ação 5W2H na planilha Excel

Como você já deve ter percebido, o método 5W2H é extremamente útil e flexível e você pode utilizá-lo em situações diversas. Podemos dizer, inclusive, que complementa a primeira, por isso chamamos de Plano de Ação 5W2H.

Um ponto importante para o uso dessa metodologia no dia a dia é que não são necessários softwares, equipamentos e nenhum outro grande investimento para começar a utilizar o 5W2H em sua empresa. Você pode utilizar um quadro branco ou uma planilha eletrônica ou qualquer outro instrumento de sua preferência, pois tudo que você precisa é de um meio para colocar as sete colunas (5W e os 2H) e comunicar o que precisa ser feito a sua equipe.

Na imagem abaixo mostro um exemplo feito na planilha, no qual você deverá responder as perguntas do 5W2H:

Como ressaltei anteriormente é extremamente importante acompanhar essas ações, após definir todas as atividades no Plano de Ação, você poderá acompanhar o andamento por status, como mostrado a imagem:

Dificuldades de executar um Plano de Ação

Um plano de ação pode ocasionalmente, devido a eventos ou imprevistos, ser alterado. Por conta da procrastinação o plano tende a ser deixado de lado. Não permita que isso aconteça.

Afinal, para que serve o plano de ação, se não como guia para que a capacidade de cumprir prazos, completar tarefas e atingir os objetivos seja retomada imediatamente depois da interrupção indesejada.

Reveja sempre seu plano de ação pessoal, da carreira e dos negócios. Engaje colaboradores ou pessoas envolvidas a seguir em frente sem perder os objetivos e as metas de foco.

Ferramentas auxiliares do Plano de Ação

Algumas ferramentas e metodologias  devem ser utilizadas em conjunto com seu plano de ação para potencializar resultados, manter o foco e motivação.

Meta SMART

As metas costumam motivar mais às pessoas pois estão diretamente ligadas ao objetivo final. Seja ele aprender um idioma, emagrecer, melhorar o desempenho na empresa para uma promoção, um programa de remuneração variável ou simplesmente por uma cultura organizacional consolidada em resultados.

Então, por que não criar uma meta de concluir os planos de ação?

Estabelecer metas de conclusão, mostrando a importância dos planos de ação, melhora a urgência dos colaboradores em realizá-los. O mesmo se aplica em seu plano de ação pessoal

Para isso, um cronograma de execução pode ser fundamental para a revisão periódica e acompanhamento de plano de ação. Assim, conforme as necessidades mudem, um plano de ação pode ser ajustado.

Abaixo listo  dicas de como criar metas da maneira correta:Metas SMART para plano de ações

Metas SMART para plano de ações

Lembra que seu Plano de Ação 5W2H possui ações? É importante que estabelecer não só metas para o plano e sim para cada ação que o compõe.

Ciclo PDCA

Caso você ainda não conheça, o PDCA (do inglês: PLAN – DO – CHECK – ACT) é um método iterativo de gestão de quatro passos, utilizado para o controle e melhoria contínua de processos e produtos. É também conhecido como o círculo de Demingciclo de Shewhart  ou ainda PDSA (plan-do-study-act).

Aplicando o PDCA é possível acompanhar se seu Plano de Ação continua alinhado com seus objetivos e/ou metas pessoais, da carreira e dos negócios. A aplicação do PDCA faz com que você acompanhe a execução, prazos e engajamento dos responsáveis por cada ação do plano.

Quer conhecer a melhor forma de monitorar seus planos de ação?

Confira uma das melhores ferramentas de gestão de plano de ação: Acompanhe os planos de ação de sua empresa de forma simples! Conheça o software de planejamento estratégico Strave.

Você achou essas instruções um pouco complexas?

Teve dificuldade de visualizar, na prática, como desenvolver um plano de ação?

Fique tranquilo! Faça o download da nossa planilha de Plano de Ação gratuita desenvolvida no Excel.

Rômulo Campos

Rômulo Campos é empreendedor digital, dedica grande parte do seu tempo criando e ensinando soluções de planejamento estratégico e gestão da qualidade.

Website: https://www.dominioestrategico.com.br

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