O que é a Matriz GUT e como priorizar problemas
Você mal coloca o pé na empresa e já tem uma dúzia de problemas para resolver– seja reclamação de cliente, fornecedor ou funcionário. Como decidir qual problema resolver primeiro considerando o impacto de cada um deles? Matriz GUT!
Existem ferramentas de gestão de qualidade que podem ajudar a definir prioridades, uma delas é a Matriz GUT, já ouviu falar?
Vou explicar a seguir do que se trata a matriz GUT e como você pode aplicá-la na sua empresa e projetos pessoais.
O que é a Matriz GUT
Gravidade, Urgência e Tendência. É a essas palavras que se refere à sigla GUT, a Matriz GUT ajuda a classificar cada tipo de problema e/ou pendência e a deixar mais claro quais situações precisam efetivamente ser resolvidas primeiro. Assim, você consegue identificar o que precisa ser resolvido logo, focando no que é realmente é crucial para o desenvolvimento do seu negócio.
A técnica GUT foi desenvolvida por Kepner e Tregoe, especialistas na resolução de questões organizacionais, e tinha como finalidade orientar decisões mais complexas, ou seja, decisões que envolvem muitas questões. A mistura de problemas por si só gera confusão, e acaba dificultando a visão do administrador na identificação dos problemas prioritários e na sua relevância. Nesse caso, é preciso separar cada problema que tenha causa própria e somente após isso, saber qual a prioridade na solução dos problemas identificados.
A Matriz GUT atua justamente nesse aspecto, selecionando e escalonando os problemas, e levando em conta os principais impactos positivos e negativos que a correção dos mesmos pode trazer.
Como classificar os problemas/pendências na Matriz GUT
Para saber como classificar cada situação, é importante entender o conceito de cada item que forma a Matriz GUT. São eles:
- Gravidade: Representa o possível dano ou prejuízo que pode decorrer de uma situação. Ele é analisado pela consideração da intensidade ou impacto que algum dos problemas em análise podem ocasionar caso venha a ocorrer. Seus danos podem ser avaliados de forma quantitativa ou qualitativa, com seus efeitos sendo analisados a médio e longo prazo.
- Urgência: Representa a questão do tempo que existe para resolver um problema, ou uma dada situação. Em termos mais simples, esse aspecto é analisado pela pressão que o tempo impõe, levando em consideração os prazos para a resolução do problema. Quanto maior a urgência, menor será o prazo disponível para resolver o problema em questão e vice versa.
- Tendência: Esse aspecto representa o potencial de crescimento do problema e a probabilidade dele se tornar maior com o passar do tempo. Nesse quesito é preciso analisar o padrão ou a tendência de evolução da situação. Avalie como a situação irá evoluir caso o problema não seja resolvido, que consequências poderá ter. Faça uma análise do potencial de crescimento do problema com o passar do tempo – quanto maior for a probabilidade de o problema piorar em pouco tempo, maior é a tendência.Vale ressaltar, que no momento da atribuição das notas deve-se levar em conta, principalmente, o caráter tendencioso do problema
Dentro da análise de gravidade, urgência e tendência, você terá uma escala de 1 a 5 para definir a relevância de cada problema. Sendo:
Como montar a matriz GUT
Pra facilitar o entendimento, irei dividir o processo de montagem da matriz em etapas.
Primeira Etapa (Listagem dos Problemas)
Para iniciarmos com a Matriz GUT, primeiro é necessário listar todos os problemas e aspectos relacionados às atividades que você deseja analisar. Naturalmente, você deve listar quais são as principais dificuldades e problemas existentes na empresa, levando em consideração os três pontos à serem analisados dentro da matriz (gravidade, urgência e tendência).
Durante a montagem da tabela, é importante detalhar corretamente os pontos analisados, contemplando todos os seus aspectos e sendo bem específico, a fim de evitar interpretações confusas e inadequadas. Segue exemplo vide imagem acima.
Segunda Etapa (Pontuação dos Problemas)
Nesta etapa, é dado uma pontuação para cada um dos problemas. As notas são aplicadas de acordo com alguns critérios, que vão desde as situações menos favoráveis (graves) que recebem a nota mais alta (5), até as situações mais favoráveis (leves e brandas) que recebem a menor nota (1). Ao final da pontuação, é identificado o número que mostrará o grau de prioridade dos problemas. Para isso, deve-se multiplicar os quocientes gravidade x urgência x tendência (G x U x T), sendo o problema que obtiver o maior resultado, a principal prioridade a ser corrigida.
Terceira Etapa (Classificação dos Problemas)
Após identificar, listar e multiplicar os fatores (gravidade, urgência e tendência), atribuir as notas finais de cada um dos problemas identificados, é necessário traçar o plano de ação.
É válido ressaltar, que a fim de otimizar a tomada de decisão, também é interessante considerar cada um dos fatores de modo isolado, sempre observando suas particularidades e seu grau de relevância. Para deixar essa questão mais clara, podemos especificar os aspectos da seguinte forma.
Como calcular a Matriz GUT na prática
Depois de preencher a Matriz GUT com a classificação das gravidades, urgências e tendências de cada problema, é hora de calcular a prioridade das questões para saber qual delas precisa ser resolvida primeiro.
Para isso, basta fazer o seguinte cálculo:
Gravidade X Urgência X Tendência = Prioridade
Por exemplo:
Digamos que você esteja decidindo entre dois problemas, com as seguintes gravidades, urgências e tendências:
- Problema 1 : Responder as reclamações dos clientes internos: gravidade 5; urgência 4; tendência 5.
Prioridade = 5 x 4 x 5. Então, a prioridade é 100.
- Problema 2 : Negociar prazo de entrega : gravidade 4; urgência 3; tendência 3.
Prioridade = 4 x 4 x 4. Então, a prioridade é 64.
Neste caso o problema 1 tem maior prioridade de resolução que o problema 2.
Motivos para utilizar a Matriz GUT
A Matriz GUT é uma ferramenta excepcional para todo e qualquer gestor, pois possibilita uma avaliação quantitativa, fornecendo números consistentes e com um específico grau de prioridade. Com ela, torna-se possível priorizar ações corretivas e preventivas que reduzem, ou extinguem os diversos problemas identificados. Pode-se dizer que a Matriz GUT é uma das mais famosas ferramentas para a tomada de decisão e resolução de problemas, pode utilizar esta ferramenta para inúmeras situações.
Além disso, a Matriz GUT é uma ferramenta de extrema simplicidade, fácil de ser montada e aplicada, podendo ser utilizada para diversas finalidades. Também pode ser usada em conjunto com outras ferramentas da qualidade conhecidas na como a Análise SWOT.
O objetivo é priorizar as ações de forma racional, levando em consideração a gravidade, urgência e tendência de um problema, permitindo escolher a melhor tomada de decisão. A ferramenta GUT tem a capacidade de estabelecer prioridades, orientando a ação e possibilitando uma visão ampla do que precisa ser realizado.
Em resumo:
- A matriz GUT contribui para a sua tomada de decisão estratégica
- Ela facilita a alocação de recursos nos problemas mais importantes e que podem ocasionar maiores danos na sua empresa
- Ferramenta de apoio para o planejamento estratégico
- Implementação simples
- Pode ser utilizada por qualquer empresa ou setor
- Formato de matriz facilita preenchimento e visualização dos atributos GUT
- Permite uma priorização de resolução de problemas de forma assertiva
- Foco na diminuição de problemas mais sérios
- Também pode ser aplicada à sua realidade pessoal
- É uma ferramenta que pode ser aliada à outras como o diagrama de Pareto ou de Causa e Efeito (Ishikawa)
Conclusão
Com certeza se trata de uma ferramenta de suma importância para a administração de empresas e que deve ser levada em conta por todo administrador de empresas que se preze. Com isso, podemos afirmar que vale a pena aprender a usar a Matriz GUT, principalmente, para identificar os problemas que precisam ser analisados, e assim obter um bom proveito dessa ferramenta. Ela com certeza irá ajudá-lo à priorizar as ações a serem tomadas, a fim de sanar os problemas que afligem sua empresa. Bom, é isso ai pessoal. Caso vocês possuam exemplos de aplicações da Matriz GUT, compartilhem conosco deixando o seu comentário!
Comece hoje a utilizar este método, que vai organizar os processos de sua empresa, trazendo mais eficiência na resolução de problemas.
